1. Home
  2. Financieel en werk
  3. Factuur en offerte: wat is het verschil?

Factuur en offerte: wat is het verschil?

Als je iets koopt of om een dienst vraagt, zoals het repareren van je fiets of het kopen van een Chromebook, krijg je vaak een factuur of een offerte. Ze lijken misschien op elkaar, maar ze dienen beide een ander doel. Een factuur is een papier waarop staat hoeveel geld je moet betalen voor iets dat je al hebt. Een offerte is een document dat je vertelt hoeveel iets gaat kosten voordat je besluit het te kopen.

Wat is een factuur?

Een factuur is een papiertje waarop staat hoeveel geld je moet betalen voor iets dat je al hebt. Het is als een rekening of een ontvangstbewijs, maar het wordt meestal gebruikt voor grotere aankopen of diensten, zoals wanneer je een nieuwe kinderwagen koopt of bij het inhuren van een interieurstylist.

Op een factuur staan meestal enkele belangrijke gegevens. Het eerste dat je ziet, is de naam van het bedrijf of de persoon die jou vraagt om te betalen. Dit is belangrijk, zodat je weet aan wie je het geld moet betalen. Vervolgens zie je een lijst met wat je hebt gekocht of de service die je hebt gekregen en hoeveel het kost. Vaak staat er ook de aankoopdatum en een factuurnummer op.

Als je een factuur krijgt is het belangrijk om te controleren of alles klopt. Zorg ervoor dat de vermelde items overeenkomen met wat je hebt gekocht en of de diensten die je hebt ontvangen en dat de prijzen correct zijn.

Zodra je zeker weet dat de factuur klopt moet je ervoor betalen. Je kunt meestal contant of per pin betalen. Soms ook per Creditcard. Als je de factuur per mail ontvangt kan je ook vaak vanuit die factuur een online betaling doen via iDeal. Een aankoop in een webshop wordt wordt in principe altijd betaald via een online betaling.

Valkuilen bij factureren door bedrijven

  • Onjuiste of onvolledige informatie: Als een factuur onjuiste of onvolledige informatie bevat kan dit leiden tot verwarring en vertraging in de betaling. Dit kan ook leiden tot geschillen over het verschuldigde bedrag of de geleverde goederen of diensten.
  • Te late facturering: Als facturen niet tijdig worden verzonden kan dit vertragingen in de betaling veroorzaken en ook een negatieve invloed hebben op de cashflow van het bedrijf.
  • Gebrek aan duidelijke betalingsvoorwaarden: Als een factuur niet duidelijk de betalingsvoorwaarden vermeldt, zoals de vervaldatum, kan dit leiden tot verwarring en vertragingen bij de betaling.
  • Geen consistent factureringsproces: zonder een consistent factureringsproces kan dit leiden tot fouten en vertragingen bij het uitbetalen.
  • Niet voldoende betalingsmogelijkheden bieden: als er weinig betalingsmogelijkheden zijn, kan dit ongemak voor klanten veroorzaken en kan dit leiden tot vertraagde betalingen of helemaal geen betalingen.
  • Niet voldoen aan wettelijke vereisten: Facturen moeten voldoen aan bepaalde wettelijke vereisten, zoals belastingen, btw, enz. Als je dit niet doet kan dit leiden tot boetes.

Wat is een offerte?

Een offerte is een overzicht (op papier of digitaal) dat je vertelt hoeveel iets gaat kosten voordat je besluit het te kopen of een dienst af te nemen. Offertes worden vaak gebruikt voor grotere aankopen of diensten, zoals wanneer je een nieuwe boot wilt kopen of je huis wilt laten schilderen.

Een offerte bevat meestal een paar belangrijke onderdelen. Het eerste wat je ziet is de naam van het bedrijf of de persoon die je de offerte geeft. Dit is belangrijk, zodat je weet met wie je contact kunt opnemen als je vragen hebt. Vervolgens zie je een lijst met wat je wil kopen of de dienst die je wil afnemen en hoeveel het gaat kosten. Soms bevat het ook het tijdstip van de verwachte (op)levering en een referentienummer.

Een offerte wordt vaak vergeleken met andere offertes. Op deze manier kan je ervoor zorgen dat je een eerlijke prijs krijgt en dat je tevreden bent met de service of het product dat je krijgt. Daarbij moet natuurlijk wel gezegd dat goedkoop duurkoop kan zijn.

eerst offerte, dan factuur
Offerte doorspreken

Hoe onderhandelen over een offerte?

Onderhandelen over een offerte is het proces van het bespreken en overeenkomen van de uiteindelijke prijs en de voorwaarden van een voorgestelde aankoop of dienst. Hier zijn een paar tips voor het onderhandelen over een offerte:

  1. Begrijp je behoeften: voordat je begint met onderhandelen, moet je ervoor zorgen dat je precies weet wat je nodig hebt en waarom je het nodig hebt. Zo blijf je gefocust tijdens het onderhandelingsproces.
  2. Doe je onderzoek: voordat je begint met onderhandelen onderzoek je de markt en zoek je uit waarvoor vergelijkbare producten of diensten worden verkocht. Zo krijg je een goed beeld van wat een eerlijke prijs zou zijn.
  3. Wees bereid om compromissen te sluiten: Onderhandelingen gaan vaak gepaard met geven en nemen. Wees bereid concessies te doen om tot afspraken te komen die voor beide partijen bevredigend is.
  4. Communiceer duidelijk: zorg ervoor dat je jouw behoeften en zorgen duidelijk communiceert en wees bereid om naar het standpunt van de andere partij te luisteren.
  5. Wees flexibel: Sta open voor verschillende opties en wees bereid om alternatieve oplossingen te overwegen.
  6. Wees respectvol: vergeet niet om tijdens het onderhandelingsproces professioneel en respectvol te zijn.
  7. Wees volhardend: als je niet het gewenste resultaat krijgt, geef dan niet op. Wees volhardend en blijf onderhandelen totdat u een overeenkomst bereikt die voor beide partijen bevredigend is.

Hoe offertes met elkaar vergelijken?

Bij het vergelijken van offertes is het belangrijk om naar meer te kijken dan alleen de prijs. Hier zijn een paar tips om offertes goed te vergelijken:

  1. Kijk naar de details: Lees elke offerte aandachtig door en vergelijk de details van elk voorstel. Denk hierbij aan de aangeboden producten of diensten, de (op)levertijd en eventuele voorwaarden.
  2. Vergelijk de totale kosten: vergelijk de totale kosten van elk voorstel, inclusief eventuele extra kosten zoals verzendkosten, belastingen of toeslagen.
  3. Kwaliteit boven prijs: zoek naar producten en diensten van goede kwaliteit tegen een eerlijke prijs. Kies niet noodzakelijkerwijs de goedkoopste optie, maar eerder degene die de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt.
  4. Vergelijk de garantie: Vergelijk de garantie of garantie die door elke leverancier wordt aangeboden. Dit geeft je een idee van hun mate van vertrouwen in hun producten of diensten.
  5. Vergelijk de reputatie: Doe onderzoek naar de reputatie van de leverancier, bekijk de beoordelingen van andere klanten of vraag naar referenties.
  6. Vergelijk de betalingsvoorwaarden: vergelijk de betalingsvoorwaarden, inclusief betalingstermijnen en eventuele kortingen voor vervroegde betaling.
  7. Vergelijk de nazorg: kijk naar het niveau van after sales ondersteuning dat door elke leverancier wordt aangeboden en hoe goed ze reageren op de behoeften van de klant.

Door al deze factoren in overweging te nemen, kan je een weloverwogen beslissing nemen en de beste offerte kiezen.

Offerte vs. factuur: samengevat

Hier is een lijst met enkele belangrijke verschillen tussen een factuur en een offerte:

  • Doel: Een factuur wordt gebruikt om betaling te vragen voor goederen of diensten die zijn geleverd, terwijl een offerte wordt gebruikt om een voorgestelde prijs te geven voor goederen of diensten die een klant heeft aangevraagd.
  • Timing: een factuur wordt meestal uitgegeven nadat goederen of diensten zijn geleverd, terwijl een offerte wordt uitgegeven voordat goederen of diensten worden geleverd.
  • Betaling: Een factuur vereist betaling, terwijl een offerte geen betalingsverzoek is maar een aanbod van goederen of diensten tegen een bepaalde prijs.
  • Wettelijke verplichting: Een factuur creëert een wettelijke verplichting om het vermelde bedrag te betalen, terwijl een offerte geen juridisch bindend document is.
  • Onderhandelingen: Er kan over een offerte worden onderhandeld en de prijzen kunnen dienovereenkomstig worden aangepast. Een factuur heeft een vaste prijs.
  • Tijdsbestek: Een factuur heeft een bepaalde betalingstermijn, terwijl een offerte een geldigheidsdatum heeft waarna deze kan vervallen.
  • Hoeveelheid: een factuur bevat de exacte hoeveelheid en details van de geleverde goederen of diensten, terwijl een offerte een schatting van de kosten kan bevatten.
  • Belastingen: Een factuur is inclusief belastingen, terwijl een offerte al dan niet inclusief belastingen is, afhankelijk van het bedrijfsbeleid.
  • Handtekening: Voor een factuur kan een handtekening van beide partijen nodig zijn als bevestiging van ontvangst en betaling, terwijl dat voor een offerte niet het geval is.
Laatste aanpassing op 30 januari 2023

Vond je dit artikel nuttig?

Dit vind je misschien ook interessant